الأرشفة الإلكترونية

أهمية الأرشفة الإلكترونية

انتشرت الأرشفة الإلكترونية في جميع المراكز والمؤسسات والمحلات الصغيرة ولكن يظل الاحتفاظ بالطابع التقليدي وتعقيد الأمور وزيادة عدد الأوراق رغم أنها تكدس في مخازن يصعب الرجوع إليها مع مرور السنوات الطويلة فنجد أغلب المؤسسات والشركات والبنوك ما زالت تتعامل بالطريقة التقليدية وما زالت الأوراق كثيرة والمعاملات طويلة رغم أن التكنولوجيا الحديثة سهلت لنا كل شيء ونحن ما زلنا نعقد الأمور من بين الأمور التي اتفاجأ بها أن حتى البنوك التي تتعامل بالنظام البرمجي عندما تريد فتح حساب تفاجأ بالأوراق الكثيرة والتي أغلبها مكررة وتطلب نفس البيانات في جميع الصفحات والتوقيعات وأيضاً إرفاق صور مع أنه كان بالإمكان الاستغناء عن جميعها والإكتفاء بورقة واحدة فيها جميع البيانات والتوقيع والصورة فالتكنولوجيا تسمح لنا بأرشفة هذه الملفات إلكترونياً والإحتفاظ بأكثر من نسخة ونكتفي بالورقة لأرشفتها يدوياً تحسباً لأي ظرف تكنولوجي قد يحدث بالمستقبل .

فتكديس الأوراق الكثيرة وأرشفتها يدوياً يتطلب الجهد الكبير في تعبئه البيانات ومراجعتها ومن ثم ارشفتها ناهيك عن الحاجة لمساحة كبيرة من المؤسسة أو الشركة أو البنك الخ للأرشيف الذي يضم كل هذه الأوراق ولحاجتهم لعدة موظفين في الأرشفة والتوثيق .

هنا تجدر الإشارة إلى إهمية التوعية ونشر المعرفة بالاستغناء عن الكم الهائل من الأوراق والاكتفاء بورقة واحدة حتى تسهل المعاملة ويسهل العمل .